PLAN THE GATHERING
20명 모임, 무엇을 얼마나 준비해야 할까?
20명 모임을 준비하다 보면 장바구니가 금방 길어집니다. 그런데 막상 현장에 가면 이미 있는 물건을 또 샀거나, 정작 필요한 케이블 하나를 빠뜨리기 쉽습니다. NADA에서 단체 모임을 준비할 때 쓰는 순서대로 정리해봤습니다.
먼저 결론부터
20명이라면 개인 식기 22세트부터 검토하세요.
공간에 이미 있는 비품을 뺀 뒤 음식·장식·진행·정리 네 묶음으로 나누면 중복 구매와 누락을 함께 줄일 수 있습니다.
- 개인 식기: 확정 20명 × 예비율 10% = 22세트 예시
- 음료: 1인당 계획량 × 20명으로 계산
- 장시간·아이 동반·주류 중심 모임은 예비량을 별도 조정
구매 전에 공간 비품부터 빼기
준비물은 ‘필요한 것’이 아니라 ‘공간에 없는 것’을 기준으로 적어야 합니다. 예약한 공간의 시설 목록과 반입 규정을 먼저 확인하세요.
NADA에는 빔프로젝터·대형 스크린, 스피커 2대, 무선 마이크 2개, 대형 냉장고가 있습니다. 반면 공간 내 취사와 조리는 할 수 없으므로 조리가 필요한 메뉴는 완제품으로 준비해야 합니다.
- 공간 비품: 식기, 제빙 도구, 냉장·음향·화면 제공 여부
- 반입 규정: 음식·주류·케이크·외부 장비 가능 여부
- 퇴실 규정: 분리배출, 설거지, 청소 범위와 보증금
인원수에 예비율을 붙여 계산하기
종이컵·접시·수저처럼 각자 하나씩 쓰는 물품은 확정 인원에 예비율을 붙여 계산합니다. 10%는 예시일 뿐이며, 아이가 있거나 여러 번 교체하는 모임은 더 높여야 합니다.
개인별 물품 수량올림(확정 인원 × (1 + 예비율))
20명, 예비율 10% → 올림(20 × 1.1) = 22세트
당일 가방은 역할별로 나누기
한 사람이 모든 물품을 들면 누락 여부를 확인하기 어렵습니다. 음식, 장식, 진행, 정리 네 역할로 나누고 각 담당자가 입실 전 체크하는 편이 낫습니다.
| 역할 | 체크할 물품 | 확인 시점 |
|---|---|---|
| 음식 | 메뉴·음료·케이크·보관용기 | 배달 2시간 전 |
| 장식 | 장식물·부착방식·가위·테이프 | 출발 전 |
| 진행 | 대본·음원·영상·충전기·어댑터 | 전날 |
| 정리 | 시설 규정에 맞는 봉투·여분 밀폐용기 | 입실 직후 |
쓰레기는 인원보다 메뉴로 예측하기
같은 20명이어도 피자·배달음식은 포장재가 많고, 케이터링은 상대적으로 적을 수 있습니다. 필요한 봉투 수를 인원만으로 단정하지 말고 메뉴의 포장량과 시설의 분리배출 규정을 함께 확인하세요.
- 배달 용기를 압축해도 되는지, 남은 음식을 따로 밀폐해야 하는지 확인
- 일반·재활용·음식물을 각각 담을 용기 준비
- 퇴실 15분 전에 정리 담당자가 포장재 양을 한 번 더 점검
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